adamjohnson.info

Как создать автоответчик в Outlook

Как создать автоответчик в Outlook 977

Outlook 2013•Данные•Параметры 30581

Встречи – это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречу как занятое (блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (при просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности.

Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.

Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные (элемент, помеченный как частный, не отображается для других пользователей, даже если они имеют права доступа к вашим папкам).

Собрание – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания – обычные или сетевые, а также резервировать ресурсы (помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания. Имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.). При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы; выберите время проведения собрания. Ответы на отправленные приглашения направляются в папку Входящие. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.

Событие – это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Название события или праздника, которое отображается в верхней части дат, указанных в календаре, именуется заголовком.

Заголовок может относиться к нескольким дням. Если на дни с заголовком попадают какие-либо элементы, соответствующее время помечается как свободное и отображается белым цветом при просмотре календаря. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события – как свободное.

Сохранение встречи в формате iCalendar или vCalendar

  1. Создайте или откройте в Календаре встречу, которую требуется сохранить.
  2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  3. Выполните одно из следующих действий:
    • для сохранения в формате iCalendar в списке Тип файла выберите «Формат iCalendar (.ics)»;
    • для сохранения в формате vCalendar в списке Тип файла выберите «Формат vCalendar (.vcs)».

Назначение собрания

  • Назначение очного собрания.
    1. В разделе Контакты в меню Действия выберите команду Назначить собрание.
    2. Нажмите кнопку «Другие» и выберите команду Добавить из адресной книги.
    3. В списке Введите или выберите имя введите имя приглашаемого лица или привлекаемого ресурса.
    4. После ввода каждого имени нажимайте кнопку «Обязательный», «Необязательный» или «Ресурсы». (Обязательные и Необязательные участники добавляются в поле «Кому» на вкладке Встреча, а «Ресурсы» отображаются в поле «Место».) Чтобы получить сведения о конференц-зале, щелкните его в списке Ресурсы и выберите команду Свойства. Нажмите кнопку «OK».
    5. Выберите время, когда все приглашенные доступны. Чтобы найти следующий интервал, когда все приглашенные будут свободны, нажмите кнопку «Автовыбор».
    6. Нажмите кнопку «Организовать».
    7. В поле «Тема» введите описание.
    8. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле «Место».
    9. Чтобы сделать собрание повторяющимся, нажмите кнопку «Повторение» и задайте шаблон повторения.
    10. При необходимости задайте другие параметры.
    11. Нажмите кнопку «Отправить».
  • Назначение сетевого собрания.
    1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Приглашение на собрание.
    2. Установите флажок Собрание по сети и выберите в списке одну из следующих программ:
      • Microsoft NetMeeting;
      • Службы Microsoft Windows Media;
      • Microsoft Exchange Conferencing.
    3. В поле «Кому» введите имена лиц, с которыми требуется провести собрание по сети.

Чтобы использовать в данной процедуре программу Microsoft NetMeeting, необходимо иметь Microsoft NetMeeting 2.1 или более поздней версии. Для проведения конференции Microsoft Exchange необходимо выбрать ресурс конференции. Для этого нажмите кнопку «Кому». В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов в списке Источник адресов выберите значение «Все ресурсы конференций», а затем выберите ресурс в списке. Нажмите кнопку «Ресурсы», а затем — кнопку «OK».

  1. В поле «Тема» введите описание собрания.
  2. Выполните одно из следующих действий:
    • если используется программа Microsoft NetMeeting, введите имя сервера каталогов в поле «Сервер каталогов»;
    • если используется широковещательная рассылка Microsoft Windows Media Services, введите адрес события в поле «Адрес события»;
    • для конференции Microsoft Exchange можно разрешить подключение внешних участников или создать частную встречу, сняв флажок Позволить дополнительным участникам или пользователям без доверенных сертификатов пользователей присоединиться к конференции. Чтобы для подключения к собранию требовался ввод пароля, введите его в поле «Пароль».
  3. В полях «Начало» и «Конец» введите время начала и окончания собрания.
  4. Если требуется напоминание об этом событии, установите флажок Оповещение и выберите время в списке.
  5. Чтобы программа Microsoft NetMeeting или широковещательная рассылка MicrosoftWindows Media Services была запущена автоматически, установите один из следующих флажков:
    • Автоматически запустить NetMeeting с напоминанием;
    • Автоматически запустить Windows Media с напоминанием.
  6. Чтобы сделать собрание повторяющимся, нажмите кнопку «Повторение» и задайте шаблон повторения.
  7. При необходимости задайте другие параметры.
  8. Нажмите кнопку «Отправить».

Чтобы быстро начать собрание в программе Microsoft NetMeeting с участием контактного лица, выберите его в папке «Контакты», затем в меню Действия выберите команду Вызов с помощью NetMeeting. Чтобы отправить повестку дня или замечания, вложите файл в приглашение на собрание. Если участники находятся в другом часовом поясе, их интервалы занятости (блоки времени, отображающиеся с заполненным индикатором доступности) подстраиваются под часовой пояс организатора собрания. Можно запретить отправку ответов получателями приглашения. В приглашении на собрание выберите в меню Действия команду Запросить ответы, чтобы снять флажок рядом с ней.

Создание события на целый день

  1. В папке «Календарь» в меню Действия выберите команду Создать событие на целый день.
  2. В поле «Тема» введите описание.
  3. В поле «Место» определите место встречи.
  4. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым:
    • чтобы просматривающие ваш календарь видели, что вас нет на работе, но вы не свободны, в списке В это время выберите значение «Нет на работе»;
    • если продолжительность события составляет более одного дня, измените значения в полях «Начало» и «Конец»;
    • чтобы сделать событие повторяющимся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
  5. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В представлении «День/неделя/месяц» можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.

Планирование встречи

  1. В меню Файл выберите команду Создать, а затем – команду Встреча.
  2. В поле «Тема» введите описание.
  3. В поле «Место» определите место встречи.
  4. Введите время начала и время окончания.
  5. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.
  6. Чтобы сделать встречу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение».
  7. Выберите частоту повторения встречи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите параметры выбранной частоты.
  8. Нажмите кнопку «OK».
  9. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

В календаре для создания встречи можно выделить блок времени, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Новая встреча или Создать повторяющуюся встречу.

Отмена собрания

  1. Откройте в календаре организованное вами собрание.
  2. Выберите в меню Действия команду Отменить собрание.
  3. Собрание можно удалить, щелкнув его и нажав кнопку «Удалить», что в виде крестика.

Изменение встречи, события или собрания

Откройте встречу, событие или собрание, которое требуется изменить, и выполните одно из следующих действий:

  • изменение параметров элемента, не являющегося частью ряда элементов – На вкладке Встреча измените необходимые параметры, такие как «Тема», «Место» и «Время», и нажмите кнопку «Сохранить и закрыть»;
  • чтобы изменить параметры для всех элементов ряда – Установите переключатель Открыть весь ряд и измените на вкладке Встреча все необходимые параметры, такие как «Тема», «Место» и «Время». Чтобы изменить параметры повторения, выберите в меню Действия команду Повторение, измените необходимые параметры, такие как «Время», «Шаблон повторения» и «Пределы повторения», и нажмите кнопку «OK». Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».
  • изменение параметров элемента, являющегося частью ряда элементов – Установите переключатель Открыть копию. На вкладке Встреча измените необходимые параметры, такие как «Тема», «Место» и «Время», и нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Чтобы перенести встречу, событие или собрание на другую дату, перетащите этот элемент в календаре. Чтобы изменить Тему, щелкните текст описания и внесите необходимые изменения. Для преобразования события во встречу снимите флажок Целый день и введите время начала и время окончания. В результате этот интервал времени в календаре будет заблокирован. По определению События продолжаются от полуночи до полуночи. Чтобы задать другой интервал, снимите этот флажок.

Преобразование сообщения в приглашение на собрание

  1. В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать в приглашение на встречу, на кнопку «Календарь».
  2. Нажмите кнопку «Пригласить участников».
  3. Введите одно или несколько имен в поле «Кому».
  4. Введите место встречи поле «Место».
  5. Выберите даты и время в списках Начало и Конец.
  6. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.
  7. Нажмите кнопку «Отправить».

Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Преобразование встречи в собрание

  1. Откройте встречу.
  2. Нажмите кнопку «Пригласить участников».
  3. Введите одно или несколько имен в поле «Кому».
  4. Если место проведения собрания не выбрано, введите его в поле «Место».
  5. При необходимости выберите прочие дополнительные параметры.
  6. Нажмите кнопку «Отправить».

Преобразование встречи или собрания в повторяющиеся

  1. Откройте встречу или собрание, которые требуется сделать повторяющимися.
  2. В меню Действия выберите команду Повторение.
  3. Выберите частоту повторения встречи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите параметры выбранной частоты.
  4. Выполните одно из следующих действий:
    • в случае использования встреч нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть»;
    • при использовании собрания нажмите кнопку «OK», а затем – кнопку «Отправить обновление».

Обновление приглашения на собрание

  • Преобразование собрания в повторяющееся – Откройте собрание. В меню Действия выберите команду Повторение. Введите время начала и время окончания. Выберите шаблон повторения собрания (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно) и установите необходимые параметры для выбранного шаблона. Нажмите кнопку «OK», а затем – кнопку «Отправить обновление»;
  • Изменение времени проведения собрания – При просмотре по дням щелкните левый маркер перемещения (левая граница встречи). При просмотре одного дня в папке «Календарь» щелкните левый маркер перемещения, чтобы перетащить встречу, либо щелкните верхнюю или нижнюю границу, чтобы изменить длительность собрания. При просмотре недель или месяцев щелкните собрание и перетащите его на новое время или на новый день в календарике (небольшой календарь, в котором отображается текущий месяц папки «Календарь». С его помощью можно быстро переносить встречи и просматривать другие даты.);
  • Добавление и удаление участников и ресурсов – Откройте собрание. В меню Действия выберите команду Добавить или удалить участников. Чтобы добавить участника или ресурс, нажмите кнопку «Другие», выберите команду Добавить из адресной книги, введите имя участника или ресурса, которых требуется добавить, в поле «Введите или выберите имя» и нажмите кнопку «Обязательный», «Необязательный» или «Ресурсы». Для удаления участника или ресурса щелкните его имя и нажмите клавишу «Del». Нажмите кнопку «OK», а затем – кнопку «Отправить обновление»;
  • Изменение состояния участников собрания – Откройте собрание. Выберите вкладку Отслеживание. Щелкните запись участника, состояние которого требуется изменить, в столбце Ответ и выберите новое состояние в списке. Эта процедура может использоваться для изменения сведений о состоянии участников, не ответивших на приглашение, вручную. Например, если участник отклонил приглашение по телефону, его состояние может быть изменено с «Под вопросом» на «Отклонено». Если соответствующее лицо является обязательным участником, но решено провести собрание, его роль может быть изменена на необязательного участника.
  • Преобразование обычного собрания в сетевое – Откройте приглашение на собрание. Установите флажок Собрание по сети. Выберите программу для проведения сетевого собрания – Microsoft NetMeeting, Microsoft Windows Media или Microsoft Exchange Conferencing Выберите необходимые параметры. Чтобы установить автоматический запуск Microsoft NetMeeting или Microsoft Windows Media Services с предварительным оповещением, установите флажок Напоминание, затем флажок Автоматически запускать программу с напоминанием. Нажмите кнопку «Отправить обновление».

Ответ на уведомление или приглашение на собрание

  1. Откройте уведомление или приглашение на собрание.
  2. Чтобы просмотреть календарь, выберите «Календарь». В календаре появится новое приглашение на собрание в состоянии «Под вопросом».
  3. Выполните одно из следующих действий:
    • примите под вопросом или отклоните приглашение – Нажмите кнопку «Принять», «Под вопросом» или «Отклонить»;
    • выберите команду Отправить ответ сейчас – Чтобы отправить ответ без комментариев;
    • выберите команду Отправить ответ сейчас – Соответственно, для отправки сообщения с комментариями;
    • выберите команду Не отправлять ответ – Чтобы не отправлять ответ. Собрание будет добавлено в календарь, но организатор не узнает о вашем решении. Также вы не получите обновлений приглашения на собрание;
    • предложите новое время – Нажмите кнопку «Предложить новое время». Выберите время, когда все приглашенные доступны. Чтобы найти следующий интервал, когда все приглашенные будут свободны, нажмите кнопку «Автовыбор». Нажмите кнопку «Предложить время». Нажмите кнопку «Отправить». Предложение об изменении времени всегда отправляется со стандартным сообщением, в котором указывается, что предложено новое время, но приглашение было принято под вопросом. Это стандартное сообщение может быть изменено. В нем может указываться, что предложено новое время и приглашение было отклонено. Чтобы изменить стандартное сообщение, выполните следующие действия. В меню Сервис выберите команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В списке Использовать при предложении нового времени выберите необходимый вариант.

Эти настройки могут быть изменены для отдельных собраний. Для этого в открытом приглашении на собрание выберите в меню Действия одну из двух команд: Отклонить и предложить новое время или Поставить под вопрос и предложить новое время. Чтобы изменить решение, откройте элемент Календаря и выберите команду Принять, Под вопросом, Отклонить или Предложить новое время. Чтобы изменить решение по отклоненному приглашению, проверьте папку «Удаленные» или попросите организатора послать вам новое приглашение.

Автоматическая обработка приглашений на собрания

Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» нажмите кнопку «Управление ресурсами». Установите флажок Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы. Затем могут быть включены следующие параметры:

  • Автоматически отклонять конфликтующие приглашения;
  • Автоматически отклонять повторяющиеся приглашения.

Предоставление права на просмотр частных встреч

Возможно скрытие личных сведений от назначенных вами представителей, имеющих доступ к вашим папкам. Для этого откройте защищаемый документ и установите флажок Частное. Чтобы переопределить этот параметр, выполните следующие действия.

  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Представители.
  2. Выберите из списка представителя, которому требуется предоставить право на просмотр частных встреч.
  3. Нажмите кнопку «Права доступа».
  4. Установите флажок Представителю доступны частные разделы.

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Отправка приглашения на собрание для Интернета (iCal)

Чтобы отправлять приглашения на собрания для Интернета (iCal), необходимо включить соответствующие параметры. Для этого следует выполнить описанную ниже процедуру и затем отправлять приглашения на собрания как обычно. Выберите в Календаре, в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» установите флажок При отправке приглашений через Интернет использовать формат iCalendar. Чтобы отключить использование формата iCal, снимите этот флажок.

Просмотр событий Windows SharePoint Services

Просмотр списка событий, предварительно добавленного в Outlook – В папке «Календарь» в группе «Общие календари» установите флажок для нужного элемента Windows SharePoint Services. Снимите флажки для тех календарей, которые не требуется отображать в представлении. Просмотр списка событий, который не был добавлен в Outlook – Добавьте список событий в Microsoft Outlook. В web-обозревателе откройте список событий Windows SharePoint Services, к которому необходимо иметь доступ из программы Microsoft Outlook. Щелкните ссылку Связать с календарем. После выдачи запроса нажмите кнопку «Да», чтобы добавить список событий Windows SharePoint Services в Microsoft Outlook.

Списки событий Microsoft Windows SharePoint Services могут быть отображены в Microsoft Outlook, но они должны быть созданы и отредактированы на web-зле Windows SharePoint Services при помощи web-обозревателя.



04.04.2015
Как создать автоответчик в Outlook 12
Как настроить WiFi на ноутбуке
Как создать автоответчик в Outlook 71
Как работать со встречами
Как создать автоответчик в Outlook 73
Как сжать презентацию Powerpoint?
Как создать автоответчик в Outlook 85
/AlexxHost Публикация Exchange
Как создать автоответчик в Outlook 71
Отправка писем с помощью функции
Как создать автоответчик в Outlook 79
Gmail почта регистрация, вход, как
Как создать автоответчик в Outlook 86
Что настроить перед тем, как в Экселе
Как создать автоответчик в Outlook 30
Технический справочник
Как создать автоответчик в Outlook 54
Регистрация
Как создать автоответчик в Outlook 25
30 фотографий, доказывающих, что плохая погода тоже прекрасна
Как создать автоответчик в Outlook 78
Как создать автоответчик в Outlook 27
Как создать автоответчик в Outlook 22
Как создать автоответчик в Outlook 41
Как создать автоответчик в Outlook 3
Как создать автоответчик в Outlook 24
Как создать автоответчик в Outlook 83
Как создать автоответчик в Outlook 84

Читать далее:

  • Как сделать открытку маме на день мамы своими руками
  • Открытка на день рождения для руслана
  • Красивое музыкальное поздравление для дочери
  • Как построить веранду своими руками и недорого
  • Сделать фрукты своим руками